Uskon, että jokainen projektien parissa työskentelevä ymmärtää, että hyvin suunniteltu ja toteutettu viestintä on keskeinen projektijohtamisen väline, ja tärkeässä roolissa projektin onnistumisen ja tavoitteiden saavuttamisen kannalta.
Tästä huolimatta Project Management Instituutin (PMI) tutkimuksen mukaan puutteellinen tai heikko viestintä on yksi merkittävimpiä projektin epäonnistumiseen vaikuttavista tekijöistä. Hieman sarkastisesti aiheeseen suhtautuva muistaa viestinnän professori Osmo A. Wiion laatimat viestinnän lait, joista yksi kuuluu näin: viestintä epäonnistuu aina, paitsi vahingossa. Oman kokemukseni perusteella uskon, että projektiviestintä voi todellakin onnistua. Hyvin suunniteltuna – ja toteutettuna – projektiviestintä voi olla niin oikea-aikaista ja informoivaa, että se jopa innostaa projektin osapuolet saattamaan projekti onnistuneesti maaliin!
Yksi projektiviestinnän keskeisistä tehtävistä on varmistaa, että projektin toteutukseen osallistuvat osapuolet tekevät oikeita asioita oikeassa paikassa, oikeaan aikaan ja oikeilla työvälineillä. Olemme Toshiballa todenneet, että tämä perustotuus pitää paikkansa eritoten toimitusprojekteissa, joissa päätöksentekijät, toteuttajat ja sidosryhmät toimivat ja vaikuttavat usein fyysisesti eri paikoissa. Siksi olemmekin nostaneet viestinnän resurssina samalle tasolle ajan, kustannusten, ihmisten ja laitteiden kanssa sekä luoneet asiakkaille malleja projektiviestinnän käytännön toteutuksen tueksi.
Haastavaa viestintä kieltämättä on kaiken kakofonian keskellä. Riittää, kun pysähdyt pohtimaan arkea erilaisten viestien ristitulessa. Kuinka usein olet todennut sähköpostin luettuasi, ettei se koske sinua tai olet poistanut samasta syystä ääniviestin kuuntelematta sitä loppuun? Entä kuinka usein olet kuullut projektitiimin jäsenen toteavan, ettei hän ole saanut työn kannalta tärkeää tietoa?
Moni varmaan nyökkää ja huokaa, sillä vastuu projektiviestinnästä lankeaa useimmiten projektipäällikölle. Viestintävastuu voi tuntua syystäkin haastavalta, sillä tämän päivän projektipäällikön on oltava moniosaaja, joka hahmottaa projektikokonaisuuden ja projektin eri vaiheet, hallitsee tehtäväketjut ja substanssin. Kaiken tämän päälle olisi vielä kyettävä viestimään projektista eri tasoilla, eri suuntiin ja erilaiset sidosryhmien tarpeet huomioiden.
Elefantin voi onneksi pilkkoa osiin viestintäsuunnitelman avulla. Näin se tehdään:
- Tunnista tärkeimmät projektiviestinnän sisäiset ja ulkoiset kohderyhmäYept ja heidän viestintätarpeensa. Tunnista, mitkä sidosryhmät vaikuttavat projektiin eri vaiheissa.
- Laadi projektille viestintäsuunnitelma, joka kuvaa kenelle, miten, milloin ja mistä asioista projektissa viestitään.
- Projektityön edetessä varmista, että viestintäsuunnitelma toteutuu suunnitellusti.
- Tee tarvittaessa muutoksia viestintäsuunnitelmaan ja varmista, että muutokset ovat eri projektin osapuolten tiedossa.
Esimerkkejä projektissa viestittävistä asioista:
- projektisuunnitelma ja -dokumentit, niihin tehdyt muutokset
- resurssitarpeet
- kokousaikataulut ja muistiot
- työtehtävät
- projektin status
- raportit
- riskit, epävarmuustekijät, viivästykset
- ongelmat
- onnistumiset
- virstanpylväät
- muutokset projektin laajuuteen
- projektin kannalta keskeiset yhteystietomuutokset
Lopuksi muutama käytännön vinkki ja näkökulma projektiviestintään:
- Hyvin suunniteltu, toteutettu ja seurattu projektiviestintä taklaa ylimääräisiä ongelmia, muutosvastarintaa ja huhuja. Jos viestintä on puutteellista, alkavat huhut korvata tietoa. Se aiheuttaa organisaatiossa epävarmuutta ja kustannuksia.
- Viestintä sitouttaa projektissa mukana olevat tahot projektiin, pelisääntöihin, toimintatapoihin, tietoturva-asioihin ja työkaluihin. Jos perusasiat ontuvat, on sillä vaikutusta projektin onnistuneeseen läpivientiin ja aikatauluun. Käy perusasiat läpi projektin kick off -tilaisuudessa.
- Minimoi sähköpostiviestinnän määrä projektin sisäisessä viestinnässä, sillä sähköposti kuormittaa muutoinkin ihmisten arkea. Ennen kuin lähetät sähköpostiviestin, pysähdy pohtimaan, kenet otat mukaan viestiketjuun ja viestin cc-kenttään.
- Viestin perillemenoon vaikuttavat erilaiset häiriötekijät, kuten työympäristön melu, osapuolten etäisyys, kieli ja kulttuuri. Ne voivat jopa muuttaa viestin sisältöä.
- Viestintä on avainasemassa, kun projekti kytketään osaksi muun organisaation toimintaa.
- Muista kiittää sekä viestiä projektin onnistumisista ja saavutuksista!
Projektiviestintä voi onnistua, eikä se läheskään aina epäonnistu. Ota yhteyttä, mikäli haluat kuulla lisää viestinnällisesti onnistuneista toimitusprojekteista!
Antti Vuoriheimo
IPMA C- ja D-tasojen sertifioitu projektipäällikkö
Toshiba Tec Nordic Ab
