Tyypillisesti organisaatioissa on käytössään useita eri informaatiosiiloja; CRM- ja ERP-järjestelmiä, tietokantoja, verkkolevyjä, tiimityöskentelyyn tarkoitettuja järjestelmiä kuten SharePoint, Teams ja niin edelleen. Työskentely tarkoittaa normaalisti hyppimistä järjestelmästä toiseen etsien toisiinsa linkittyvää tietoa ja dokumentteja.
M-Filesissa tietoa ja dokumentteja voidaan hallita riippumatta siitä, sijaitsevatko ne M-Filesissa, muissa järjestelmissä tai tietovarastoissa. Käyttäjät hyötyvät tehokkaista työkaluista, joilla tietoja voi etsiä, muokata, jakaa ja hallita tietoa sekä dokumentteja suoraan SharePointista, Salesforcesta tai muista Windows-sovelluksista käsin. Samalla työtä voidaan tehostaa työnkulkujen ja automaation avulla.
Useat muut dokumentinhallintajärjestelmät käytännössä vaativat tiedon ja tiedostojen siirtämistä uuteen järjestelmään, jotta hallinta on mahdollista. Tämä on pitkä, hidas ja virhealtis prosessi, joka myös nostaa käyttöönoton kustannuksia.
M-Filesin käyttöönotto on huomattavasti joustavampaa, sillä sen sijaan, että olemassa oleva informaatio ja dokumentit siirretään uuteen järjestelmään, tarjotaan niihin näkymä ja hallinta kaikkialta, kaikista työkaluista.
Esimerkki: Etsit tiettyyn asiakkaaseen liittyvää sopimusta parin vuoden takaa. Voit syöttää hakukenttään asiakkaan nimen ja sanan “sopimus”. M-Files palauttaa sinulle asiakastiedot Salesforcesta tai muusta CRM:stä, vanhat sopimusdokumentit verkkolevyltä tai SharePointista sekä tietenkin M-Filesissa sijaitsevat dokumentit. Saat yhdellä haulla täyden näkymän kaikkeen informaatioon, joka liittyy hakemaasi asiakkaaseen ilman, että sinun tarvitsee etsiä tietoja useista eri järjestelmistä. Kaikki tämä ilman tiedon migraatiota järjestelmästä toiseen. Ja mikä parasta, tämä toimii myös toiseen suuntaan: voit nähdä kaikki asiakkaaseen tai projektiin liittyvät dokumentit Salesforcesta tai SharePointista. Vaihtamatta työkalua sinulla on edelleen näkymä kaikkeen informaatioon, lähteestä riippumatta!
Lue myös aikaisempi blogini sopimushallinnasta “Viisi askelta tehokkaaseen sopimustenhallintaan” ja uutinen “Toshibalta tiedonhallintaratkaisut yhteistyössä M-Filesin kanssa“.
