Olen toimittajan projektipäällikkönä etuoikeutetussa asemassa, sillä pääsen työssäni näkemään hyvin erilaisia ihmisiä, yrityskulttuureja ja toimintatapoja. Toimittajan projektipäällikön työn rikkaus onkin sukkuloiminen erilaisten ihmisten, kokemusten, vaateiden, tavoitteiden ja lopputuotosten keskellä. Tärkeintä on pitää mieli avoimena, jotta jokaisesta projektista ja asiakkaasta jää jotain reppuun tulevaa varten. Se kerryttää kokemusta, jonka ansiosta voin löytää entistä ketterämmin parhaat toimintamallit uuteen, käynnistyvään projektiin.
Mikä on paras projektimalli?
Tarkkana lukijana bongasit jo sanan ketterä – lähes hypen projektimaailmassa aikaan saanut projektimenetelmä. Sen ja muiden vastaavien menetelmien ympärillä käydään jatkuvasti kovaa keskustelua ja jopa väittelyä. Mikä sitten on toimivin ja paras malli: perinteinen, ketterä vai hybridi? Mielestäni on turha rankata eri menetelmiä paremmuusjärjestykseen, sillä kukin niistä on kehitetty erityyppisiä projekteja varten. Ei ketterä mallikaan sovellu kaikenlaisiin projekteihin, sillä sehän kehitettiin alun perin ohjelmistokehittämiseen. Projekteihin, joiden lopputulos on projektin käynnistyessä vielä hämärän peitossa ja jonka skouppi muuttuu moneen kertaan matkan varrella.
Perinteinen projektimalli ei ole vanhanaikainen
Toisen ääripään edustaja on tiukkaan budjettiin, aikatauluun ja laadullisiin vaateisiin sidottu toimitusprojekti, jonka ytimessä on ennustava tarve. Tällaiseen projektiin soveltuu oman kokemukseni mukaan varsin hyvin ns. perinteinen projektimalli. Sellainen, jossa kokonaisuus suunnitellaan aloitusvaiheessa tarkalla tasolla ja jossa toimittajan projektipäällikön ydintehtävänä on huolehtia, että projekti pysyy sovitussa aikataulussa, laatuvaateissa ja budjetissa.
Perinteinen voi kuulostaa vanhanaikaiselta, mutta ei se sitä ole. Se soveltuu erinomaisesti esimerkiksi Toshiba Tecin toimitusprojekteihin, joissa on tärkeää suunnitella ja aikatauluttaa esimerkiksi laitetoimitukset hyvissä ajoin toimipisteittäin, jotta kaikki projektissa mukana olevat ihmiset ovat tietoisia aikataulusta kuukausia etukäteen ja voivat näin siihen varautua. En voisi kuvitella, että suunnittelisimme ketterän mallin mukaisesti edellisen viikon perjantaina, miten hoidamme seuraavan viikon laitetoimitukset Kuopioon ja Ouluun…
Onnistuneen projektin resepti
Haksahdin edellä perustelemaan erilaisia projektimalleja, vaikka ydinviestini on se, että tärkein onnistumisen edellytys projektissa ovat ihmiset. Olin hiljattain mukana toimitusprojektissa, joka osoittautui asiakkaan yhteyshenkilöiden ansiosta yhdeksi miellyttävimmäksi hankkeeksi, jossa olen työurani aikana saanut olla mukana. Kyseessä oli isohko toimitusprojekti Kelalle. Jokaisessa projektissa on omat haasteensa, mutta kyseiseen projektiin toi yllättävän lisämausteen Suezin kanavaan poikittain juuttunut rahtilaiva, jonka kerrannaisvaikutuksesta kohtasimme laitteiden toimitushaasteita. Asiakkaan tiukista turvallisuusvaatimuksista sekä muista projekteihin tyypillisesti kuuluvista haasteista huolimatta onnistuimme saamaan suuren projektin aikataulussa maaliin tavalla, joka jätti projektista hyvin positiivisen muistijäljen.
Mikä sen sai aikaan? Ihmiset ja heidän rakentava asenteensa. Se, että kaikilla osapuolilla – ja etenkin tilaajan yhteyshenkilöillä – oli aito halu edistää onnistumisia. Koin hyvin vahvasti, että istuimme samalla puolella pöytää ja meillä oli yhteinen tahtotila saada aikaan onnistunut lopputulos. Ratkaisevaa oli mielestäni se, että projektin ydintiimi keskittyi hoitamaan asioita sen sijaan, että olisimme kiistelleet menetelmistä tai työkaluista. Virtuaalisen työpöydän ympärillä istui siis joukko ammattilaisia, jotka fokusoivat tekemiseen ja tuotoksiin avoimessa ja positiivisessa ilmapiirissä.
”Yhteistyö sujui meidän ja Toshiban projektipäällikön välillä kivasti ja hyvässä hengessä. Kaikki yllättävätkin tilanteet selätimme yhdessä ja löysimme nopeasti vaihtoehtoiset ratkaisut. Yhteistyön tiiviys ja avoin kommunikointi takasivat tämän projektin onnistumisen.”
– Anu Aaltonen, Työväline- ja toimistopalvelujen päätuoteomistaja, Kansaneläkelaitos
Kyseinen projekti oli hieno kokemus, mutta myös hyvä muistutus siitä, että vaikka Toshiba Tec onkin laitteiden ja ratkaisujen toimittaja, toimitusprojektimme ydin on aina ihmisissä. Projekteja tekevät ihmiset ja niitä tehdään ihmisiä varten. Menetelmät, prosessit, työkalut ja kompetenssit eivät saa yksin aikaan toimintaa, ne voivat vain tukea sitä. Projektin onnistuminen ei siis ole kiinni valitusta projektimallista, vaan siitä, mitä projektissa mukana olevat ja sen välittömässä vaikutuspiirissä olevat ihmiset saavat yhdessä aikaan!
Antti Vuoriheimo
Project Manager – Managed Document Services
