Maailman nopea muutostahti näkyy kaikkialla. Myös perinteinen käsitys työstä on murtunut. Aiemmin epätyypillisiksi luokitellut työsuhteet ja työnteon muodot ovat nyt osa normaaleja työmarkkinoita. Tapa tehdä työtä yhdessä paikassa, eläkeikään asti on historiaa. Yhä useampi liikkuu työssään ja työskentelee itselleen parhaiten sopivina aikoina. Työn teon muutos haastaa työympäristöt ja -välineet. Informaatioteknologia on osa lähes kaikkea liikkuvaa työtä. Huolimatta siitä, missä työtä tekevä liikkuu, on tiedon saavutettava ja kuljettava esteettömästi. Monissa tapauksissa se tarkoittaa myös tulostamisen tarvetta jossain aivan muualla kuin työpaikan tulostimen äärellä.
Mobiilitulostaminen ja GDPR
Miten varmistaa, ettei raportti, jonka tulostat etänä, päädy ihan väärän ihmisen käsiin? Miten varmistaa tietoturva nykyisessä GDPR – todellisuudessa, jossa yrityksiä uhkaa rangaistussakot, jotka saattavat tarkoittaa toteutuessaan pienemmän toimijan toiminnan päättymistä? Kuitenkin on edelleen niin, että aina silloin tällöin huomataan, että tieto on eri paikassa kuin tulostin, johon se pitäisi välittää. Tietoturvaa ei voi korostaa liikaa. Se on meidän kaikkien etumme, vaikka se tarkoittaakin samalla sitä, että meidän on tarkistettava toimintatapojamme ja varmistettava se, että työvälineemme ovat tietoturvallisia. Mobiilitulostamisen osalta tietoturvaan on kiinnitettävä erityisesti huomiota, koska tulostaja ja tulostin ovat lähtökohtaisesti eri paikoissa maantieteellisesti, eikä tulostajalla ole siksi fyysisiä mahdollisuuksia kontrolloida tulostusolosuhteita.
Perinteinen verkon yli tulostaminen on tarkoittanut riskiä, että hyvinkin tarkkaan salassa pidettävät asiat ovat olleet kenen tahansa tulostimen ohi kävelleen saatavissa. On täysin luonnollista tarkistaa tulostimessa lojuvista papereista, että kenen tulostustyö mahtaa olla kyseessä. Kuka ei ole noutanut omia tulosteitaan? Siinä yhteydessä on kuitenkin riski, että lakisääteiset salassapitovelvoitteet tulevat rikotuiksi aivan huomaamatta. Siinä sitten onneton toimistotyöntekijä seisoo paperit kädessä suurrikollisen lailla tuntemassa syyllisyyttä tai uteliaisuutta, riippuen luonteesta. Joka tapauksessa on asioita, joita kukaan ei halua saatettavan ulkopuolisten tietoon. On kyse sitten liikesalaisuuksista, sopimusten yksityiskohdista tai asiakkaiden henkilötiedoista. Väärään aikaan väärässä paikassa tulostuva dokumentti voi saada aikaan merkittävästi ongelmia.
Moderni mobiilitulostus tietoturvariskien taklaajana
EveryonePrint -mobiilitulostaminen ratkaisee edellä esitetyt haasteet. Se mahdollistaa tietoturvallisen tulostamisen sekä globaalilla että paikallisella tasolla. Tulostaminen ei vaadi tulostinajureiden asentamista laitteelle, mikä tekee siitä helposti hyödynnettävän palvelun myös yritysvieraille, milloin tulostustarve yllättää. Näin esimerkiksi toimistolle, toiselle puolelle maata, jäänyt raportti on saatavissa vaivattomasti tulostettuna käyttöön palaverin alkaessa.
Moderni mobiilitulostaminen, jota EveryonePrint:kin edustaa ratkaisee tehokkaasti erilaisia tietoturvaongelmia. Dokumentti ei tulostu, ennen kun se henkilö, jolle tulostus on tarkoitettu vapauttaa itse sen henkilökohtaisesti tulostettavaksi. Tulostus ei siis tapahdu omia aikojaan jossain paperivarastossa tai avokonttorin käytävällä, vaan vasta kun sen vastaanottaja on itse tulostimen ääressä ja vapauttaa dokumentin tulostettavaksi.
Kuka tulosti, mitä ja missä? Käyttäjätietojen vaivaton rekisteröinti
Uudet tulostuksen hallintaprotokollat varmistavat sen, että jokaisesta tulostuksesta jää lokitieto. Kuka tulosti, mitä ja missä on selvitettävissä helposti jälkikäteen. Rekisteri kertoo erehtymättömästi tulostajan ja milloin tulostaminen tapahtui ja se kuuluisa konttorirotta nimeltä ”Joku Muu” pääsee vihdoin eläkkeelle. Mobiilitulostamisen aikakaudella, on siis helppo seurata sitä, että tulostaminen tapahtuu ilman tietosuojarikkomuksen riskiä. Tulostaminen verkon yli on muuttunut yhtä turvalliseksi, kuin tulostaminen omalla työpöydällä olevalla tulostimella, johon tietokone on kytketty perinteisellä piuhalla. Enää ei tarvitse jättää tulostamatta verkon yli vain siksi, ettei sopivaa ja ennen kaikkea luotettavaa ratkaisua löydy.
Erilaisten ohjelmistojen turvallisen integraation helppous
EveryonePrint tyyppinen ratkaisu mahdollistaa myös kolmansien osapuolien tulostusratkaisujen, kuten Google Cloud Print –palvelun integroimisen järjestelmään. Monipuoliset tietoturvaintegraatiot lisäävät mobiilitulostamisen turvallisuutta. Koko ketju, jossain päin maailmaa olevalta, työntekijän koneelta yrityksen tulostimeen, on mahdollista salata. Mikä parasta, se, ettei mobiililaitteelle tarvitse asentaa ajureita tekee tulostamisesta helppoa. Tulostettava työ on mahdollista lähettää useammallakin eri tavalla tulostimelle. Google Cloud Print –palvelu ja sähköpostin lähettäminen ovat vain kaksi tapaa. Jokainen, joka voi lähettää sähköpostissa liitetiedoston, osaa myös tulostaa verkon yli. Mobiilitulostamisen turvallinen tulevaisuus on todellisuutta jo tänään.
Kimmo Erola
Toshiba Tec Nordic Ab
