Jopa kolmasosa suomalaisista on tehnyt etätöitä, mutta siitäkin huolimatta etätyöpäivän rytmittäminen voi olla monelle iso haaste. Etenkin etätyöhön tottumattomalle vallitseva tilanne on uusi ja vaatii totuttujen työrutiinien uudelleen muotoilua. Moni myös kokee, että kotona on jopa enemmän häiriötekijöitä kuin toimistolla. Etätyöpäivät kannattaakin suunnitella hyvin, jotta vältyt ylimääräiseltä kuormitukselta. Olethan myös varmistanut, että sinulla on kotona käytettävissäsi kaikki työn kannalta olennaiset työkalut, tiedot ja dokumentit?
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Tärppilista sujuvamman etätyöpäivän suunnitteluun:
Ennakoi
• Varmista, että voit käyttää kotoa kaikkia työsi kannalta olennaisia työkaluja, dokumentteja ja tietoja.
• Valmistaudu etätyöpäivään aivan kuten mihin tahansa työpäivään. Laita työvälineet kuntoon jo edellisenä iltana ja tarkista seuraavan päivän aikataulut.
• Mieti, missä haluat työskennellä, tunnet olosi mukavimmaksi ja missä voit keskittyä parhaiten.
• Mitä haluat saada aikaan? Laadi tehtäväluettelo ja seuraa sen perusteella, kuinka tehokkaasti työskentelet.
• Jos olet etätöissä perheesi kanssa, suunnitelkaa yhdessä työpäivän kulku.
Työpäivän aikana
• Pidä kiinni rutiineista. Mieti, miten siirryt parhaiten työmoodiin? Auttaisiko aamulenkki ennen työpäivän aloittamista?
• Huolehdi, että kotona tai etätyöpaikassasi on riittävän rauhallista.
• Huolehdi työergonomiasta ja vaihtele työasentoja. Liiku ja tee venytyksiä.
• Pidä työpäivän aikana ruoka- ja kahvitaukoja aivan kuin toimistollakin. Piristä päivää virtuaalisilla kahvitteluhetkillä työkavereiden kanssa.
• Muista järjestää itsellesi häiriöttömiä, keskittymisen mahdollistavia työskentelyjaksoja. Sovi esimiehen kanssa, mikäli työtä on tarve jaksottaa aamuihin tai iltoihin työrauhan takaamiseksi.
Lähde: THL
Seinillä ei ole merkitystä, välineillä on
Työn tekeminen ylipäätään ei ole onneksi enää kiinni seinistä. Etätyön tavoitteena on, että samoja työtehtäviä voi tehdä etätyöpisteestä aivan yhtä sujuvasti ja tietoturvallisesti kuin toimistollakin. Se tosin edellyttää, että etätyöntekijällä on käytettävissä samankaltaiset työvälineet: luotettavat verkkoyhteydet, toimivat laitteet ja pilvisovellukset, ohjelmistot, teknologiat sekä digitaaliset työtilat, joiden avulla palaverit ja työt hoituvat etäyhteyksillä. Oikeilla työkaluilla tarvittavat dokumentitkin ovat aina saatavilla ja helposti löydettävissä paikasta ja laitteesta riippumatta.
Me Toshiballa listasimme sujuvan työnkulun kannalta keskeisiä tuotteita ja palveluita, joista on hyötyä etätyön tekijälle kotitoimistolla:
• Pilvipohjaiset sovellukset ja pilviskannaus
Toshiban pilvisovellukset tarjoavat helppokäyttöisen tavan hallita pilvipalveluun tallennettuja sähköisiä asiakirjoja monitoimitulostimella. Työnkulku käynnistyy välittömästi esimerkiksi asiakirjoja skannattaessa, ja tiedot siirtyvät näppärästi haluttuun paikkaan, kuten vaikkapa OneDriveen, Google Driveen tai Dropboxiin. Näin tärkeät tiedostot ovat kaikkien tiimiläisten käytössä saman tien paikasta riippumatta. Tekstintunnistusominaisuus jopa muuntaa asiakirjat hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi, jolloin tarvittava tieto löytyy helposti ja nopeasti!
• Pieni tulostin/monitoimitulostin kotona
Kotitoimistoja varten mallistossamme on monia edullisia ja pienikokoisia tulostimia ja monitoimitulostimia.
• Paikasta riippumaton mobiilitulostus
Tulostaminen onnistuu tarvittaessa mobiililaitteellakin (tabletit ja kännykät). Verkkoyhteyttä työnantajan verkkoon ei siis tarvita, vaan mobiilitulostus onnistuu mistä tahansa kännykkä-/mobiiliyhteyden päästä, kun tulostettava tiedosto lähetetään sähköpostitse.
• Turvatulostus työpaikan tulostimelle
Edellyttää, että työpaikalla on käytössä follow me -turvatulostus. Sen avulla tulosteet voi tulostaa tietoturvallisesti tulostusjonoon, ja ne odottavat palvelimella kunnes käyttäjä käy tulostimella vapauttamassa ne. Näin tulosteet eivät tulostu välittömästi tulostuskäskyn myötä kaikkien nähtäville.
• Infonäyttöjen sisällön etäpäivitykset
Infonäyttösi pysyvät ajan tasalla, kunhan käytössäsi on tietokone ja nettiyhteys! Toshiban infonäyttöjen hallintaohjelmistolla voi nimittäin luoda, päivittää ja ajastaa infonäyttöjen sisältöä niin paikallisesti kuin pilvipalvelunkin kautta etänä. Käyttöliittymän avulla voit etäohjata yhtä tai useampaa infonäyttöä mistä päin maailmaa tahansa.
• Toshiba Informaationhallinta
Sujuvaa sopimusten hallintaa alusta loppuun. Toshiban Informaationhallinnan avulla sopimusten luonti ja valmistelu sujuu tehokkaasti, vaikka oltaisiinkin poissa toimistolta. Sopimusluonnosten ja muiden dokumenttien hyväksynnät ja allekirjoitukset hoituvat tehokkaasti, tietoturvallisesti ja ilman viiveitä mobiililaitteilla. Informaationhallinta varmistaa myös pääsyn tarvittavien sopimusten viimeisimpään ja oikeaan versioon.
Ota meihin yhteyttä. Varmistetaan yhdessä, että etätyöntekijän työkalut tukevat työn sujuvuutta, eikä päinvastoin!
Kimmo Erola
Toshiba Tec Nordic AB
