Moni käsittää tiedonhallinnan kapeasti pelkäksi dokumentinhallinnan työkaluksi. Se soveltuu siihen toki erittäin hyvin, mutta käyttökohteita voi yrityksissä laventaa huomattavasti laajemmalle. Ideaalitilanteessa tiedonhallintajärjestelmässä asuvat kaikki yrityksen dokumentit, mutta sen sisälle voi rakentaa myös prosesseja, kuten vaikkapa HR- ja tarjousprosessit sekä laskujen hyväksynnän. Tiedonhallintajärjestelmä soveltuu mainiosti myös projektityöskentelyyn, sillä sen sisälle voi rakentaa ”projektikuplia”. Silloin projektin jäsenillä on oma turvallinen työskentely-ympäristönsä, jossa heillä ovat aina saatavilla projektin viimeisin informaatio ja dokumenttien tuoreimmat versiot.
Oikea data kaikkien saatavilla
Olipa käyttötapa tai tarve mikä tahansa, tärkein tiedonhallinnan etu on mielestäni tiedon saatavuus ja ajantasaisuus. Kun kaikki yrityksen data on keskitetysti tiedonhallintajärjestelmässä, voidaan sitä hyödyntää ajasta ja paikasta riippumatta – myös mobiililaitteella. Ja mikä tärkeintä, silloin relevantti data ei ole yksittäisen henkilön takana hänen tietokoneellaan tai sähköpostissa!
Merkittävää on myös prosessien esteettömyys ja tehostuminen. Kun tiedonhallinta rakennetaan prosessien ympärille, ei yrityksen kriittisiin prosesseihin jää harmaita alueita tai mustia pisteitä, vaan ne etenevät aina sujuvasti maaliin. Tästä hyviä esimerkkejä ovat vaikkapa sopimustenhallinta ja laskujen hyväksyntäprosessit. Käyttäjät tietävät, että järjestelmässä on aina viimeisin versio sopimuksesta, joka etenee prosessin läpi tarkistuksineen ja hyväksyntöineen aina sähköiseen allekirjoitukseen saakka. Kun sopimus on allekirjoitettu, se päivitetään tiedonhallintajärjestelmään. Näppärää, eikö totta?
Tiedonhallinta minimoi riskejä
Viime aikoina paljon puhuttanut tietoturva on myös mielestäni tärkeä näkökulma. Tietoturva mietityttää monia yrityspäättäjiä etenkin tiukasti säännellyillä toimialoilla. Mitä voi tapahtua, mikäli tietoa ja dokumentteja säilytetään eri järjestelmissä, verkkolevyillä, sähköpostissa ja paperilla? Selvää on, että silloin yrityksen kannalta kriittinen data on hajallaan, vaikeasti löydettävissä ja hallittavissa. Pahimmillaan se voi johtaa tilanteeseen, jossa tietoa ja dokumentteja katoaa esimerkiksi henkilöstömuutosten seurauksena tai asettaa tiedon alttiimmaksi tietovuodoille.
Hyvin suunnitellun ja rakennetun tiedonhallintajärjestelmän avulla henkilöillä on pääsy ja näkyvyys informaatioon työrooliinsa liittyvien oikeuksien mukaan. Esimerkiksi myyntiedustaja näkee vain omien asiakkuuksiensa sopimukset, kun taas Back Office -ryhmä voi tarkastella sopimuksia esimerkiksi niiden tyypin, sopimusosapuolten tai umpeutumisen perusteella.
Yksi pullonkaula kerrallaan
Saatat pohtia, onko tiedonhallintajärjestelmän käyttöönotto järeä ja aikaa vievä projekti? Ei ole. Toshiban kautta yrityksesi saa käyttöön järjestelmän, joka kattaa kaikki yrityksesi tarpeet. Kokemuksemme mukaan käyttöönotto kannattaa suunnitella modulaarisesti, jossa ratkaisemme yhdessä yrityksellesi tärkeät prosessit ja pullonkaulat – yksi kerrallaan. Haluatko kuulla, miten se tehdään? Ota yhteyttä!
