Yksikään organisaatio ei ole immuuni sopimusten hallintaan liittyvään monimuotoisuuteen ja monimutkaisuuteen. Ilman suunnitelmallisuutta organisaatioilta puuttuu kyky hahmottaa sopimusten tila, jolla voi olla suoria vaikutuksia liiketoimintaan. Sopimukset ovat oleellinen osa jokaisen yrityksen toimintaa. Sopimukset turvaavat organisaatioiden omaa etua, edustavat yhteistyötä eri kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa sekä kuvastavat odotuksia eri sopimusosapuolilta.
Oli tarpeena sitten suoraviivaistaa sopimusten tarkastusta, hyväksyntää tai allekirjoitusta tai paremmin hahmottaa sopimusten tila ja voimassaolo, organisaatiot voivat hyötyä erittäin paljon ottamalla käyttöön suunnitelmallisen ja automatisoidun sopimushallinnan sekä liittämään sen muihin tukiprosesseihin.
1. Yhtenäistä sopimusten luonti
Ennalta määritellyt sopimuspohjat varmistavat yhtenäisten ja ajantasaisten sopimusten luomisen helposti ilman tarvetta manuaalisille tarkastuksille. Sopimuspohjat varmistavat, että jokaisella sopimusdokumentin luojalla on automaattisesti käytössä tuorein pohja, jota muokkaamalla sopimus on luotu nopeasti ja tehokkaasti samaan aikaan varmistaen, että sopimusehdot ovat ajan tasalla.
2. Virtaviivaista sopimusten tarkastaminen, hyväksyntä ja allekirjoitus
Sopimusten manuaalinen tarkastaminen etenkin niiden luonnosvaiheessa voi hidastaa oleellisesti sekä myynti- että ostoprosesseja. Kun sopimusluonnoksia on helppo jakaa eri ryhmien välillä, verrata eri versioita toisiinsa, ilmoittaa oikeille ihmisille automaattisesti eri vaiheiden etenemisestä sekä hyväksyttää tehdyt muutokset sähköisesti saavutetaan merkittäviä aikasäästöjä. Sähköinen allekirjoittaminen puolestaan mahdollistaa myyntisyklin nopeutumisen ja läpinäkyvyyden, kun dokumentteja ei tarvitse lähetellä edes takaisin ja odottaa manuaalisia allekirjoituksia. Yksikään myyntiedustaja tai -johtaja ei halua menettää tärkeää asiakassopimusta neljännesvuoden viimeisenä päivänä vain, koska prosessissa on pullonkaula.
3. Saavuta täysi näkyvyys kaikkiin sopimuksiin
Mikäli sopimuksia säilytetään eri ECM-järjestelmissä, verkkolevyillä, sähköpostissa ja paperilla, on informaatio hajallaan, vaikeasti löydettävissä ja hallittavissa. Pahimmillaan tämä voi johtaa tilanteeseen, jossa sopimuksia katoaa esimerkiksi henkilöstömuutosten sivuseurauksena. Sopimushallinnan avulla tarvittavilla henkilöillä on pääsy ja täysi näkyvyys olemassa oleviin sopimuksiin, heidän itsensä tarvitsemalla tavalla. Eri ryhmät lähestyvät sopimuksia eri näkökulmista, joten tehokas sopimushallinta mahdollistaa lähestymisen eri kriteerin kautta. Esimerkiksi myyntiedustaja näkee helposti omien asiakkuuksiensa sopimukset, niiden voimassa olon sekä uusimisen tarpeen, kun taas Back Office -ryhmä voi tarkastella sopimuksia esimerkiksi niiden tyypin, sopimusosapuolten tai umpeutumisen perusteella.
4. Mahdollista pääsy missä ja milloin vain
Yhä useampi tekee liikkuvaa- tai etätyötä, joten on tärkeää mahdollistaa käyttäjille pääsy sopimustyönkulkuihin ja informaation missä ja milloin sitä tarvitaan. Perinteisillä tavoilla sopimusten tarkastelu, hyväksyntä ja allekirjoittaminen ovat paikkaan sidonnaista, mutta tehokkaalla sopimushallinnalla voidaan mahdollistaa osallistuminen prosesseihin esimerkiksi mobiililaitteilla. Tämä puolestaan nopeuttaa eri prosessien läpimenoaikoja, tehostaa työskentelyä ja vaikuttaa suoraan liiketoimintaan.
5. Varmista säädösten ja sopimusehtojen noudattaminen
Jatkuvasti lisääntyvät määräykset ja säädökset luovat oman haasteensa sopimushallinnassa. Manuaalinen sopimushallinta saattaa aiheuttaa mm:
– Ongelmia auditoinneissa tai niihin valmistautumisessa
– Hankaluuksia sopimusten luku- ja muokkausoikeuksissa
– Puutteita sopimusvelvoitteiden hahmottamisessa
– Virheitä sopimusvelvoitteiden sisällöissä ja niiden kirjaamisessa
– Kyvyttömyyttä suunnitella poikkeus- ja kriisitilanteita sekä reagoida niihin
Suunnitelmallinen sopimushallinta tarjoaa sopimusten muutoshistorian ja prosessivaiheiden täyden seurannan koko niiden elinkaaren ajan, sekä varmistaa että muutoksiin reagoidaan tarvittavilla tavoilla. Pääsyn salliminen tai estäminen esimerkiksi sopimuksen tyypin, sopimusosapuolen, asiakkaan, projektin tai käyttäjän roolin perusteella varmistaa säädösten mukaisen pääsynhallinnan. Ennen kaikkea voidaan varmistua siitä, että oikeat ihmiset ovat tilanteen tasalla koskien mitä tahansa sopimusta.
Lue lisää Toshiba Informaationhallinta ja Toshibalta tiedonhallintaratkaisut
